Association étudiante : mode d'emploi

Créer une association à l’Inalco 

Créer une association n’est ni difficile, ni coûteux. Une simple déclaration permet à votre association d’acquérir la personnalité juridique, d’ouvrir un compte en banque, de recevoir des dons et de développer ses activités.
 
I/ Les statuts

I.1) Rédiger des statuts 
Les statuts représentent le texte de référence d’une association ; l’équivalent de la Constitution dans un régime politique. Ils doivent être en conformité avec la loi et ils prévoient un cadre juridique pour l’association. Ils peuvent être accompagnés d’un règlement intérieur dans lequel seront spécifiés certains points non prévus par les statuts. Vous pouvez trouver des exemples de statuts sur le site internet du service public ou sur d’autres plateformes adaptées.
à https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R2631
 
I.2) Établir les listes des membres dirigeants et des activités envisagées 
Vous devez impérativement établir une liste des dirigeants de la future association
Vous devrez aussi rédiger un projet d’activités et actions que vous prévoyez d’entreprendre après la création de votre association.
 
I.3) Prendre rendez-vous avec le service REVE 
Parallèlement à la rédaction des documents suscités, prenez rendez-vous avec le service de la Réussite Etudiante et de la Vie Etudiante (vie.etudiante@inalco.fr) afin de pouvoir bénéficier d’un accompagnement sur mesure. La Vie Étudiante procède à une vérification de tous les documents en collaboration avec le service juridique de l’établissement.
 
I.4) Se réunir en assemblée constitutive           
Les membres fondateurs se réunissent en assemblée constitutive afin que le président de séance présente le projet de statuts. L’assemblée adopte ledit projet et établit la liste des membres du conseil d’administration et de son bureau et leurs fonctions au sein de l’association. Le procès-verbal de l’assemblée constitutive retranscrit toutes les décisions y ayant été prises.
Voir modèle de procès-verbal d’assemblée constitutive en annexe ci-dessous.

II/ La procédure de déclaration auprès de la Préfecture 

Lorsque vous recevrez un avis favorable, vous pourrez entamer la procédure de déclaration de votre association auprès de la Préfecture de police (de Paris). Il s’agit d’une procédure que vous réalisez en ligne sur le site internet du service public dédié aux associations loi 1901.
 
III/ Insertion de l’association au JOAFE 

Vous aurez à demander l’insertion au Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprises (JOAFE) car il s’agit de la seule preuve juridique attestant l’existence légale de l’association. Il est donc impératif de garder l’original et de garder une archive numérisée de l’attestation d’insertion au JOAFE.
 
Quelques liens utiles 
www.service-public.fr
www.associationmodeemploi.fr
www.animafac.net
 
IV/ Assurance et banque 
Dès que votre association est reconnue légalement, vous devez contracter une assurance de responsabilité civile et ouvrir un compte bancaire.
Renseignez-vous (par exemple auprès des autres associations de l’Inalco) afin de comparer les tarifs, les avantages et inconvénients de différentes banques.
Généralement, la banque peut vous proposer une assurance (contractée avec une compagnie d’assurance partenaire). Prenez  contact avec un conseiller avant de prendre rendez-vous afin qu’il vous indique toutes les pièces justificatives dont vous devrez vous munir lors de l’ouverture du compte.

V/ Changements dans l’administration d’une association
Si des changements surviennent au sein de votre association, comme par exemple le changement des dirigeants/membres du bureau, alors cela doit être "déclaré dans les 3 mois, au greffe des associations du département du siège social." https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34797

Pour le changement des dirigeants :

"La déclaration doit être effectuée sur internet, par courrier ou sur place, par les dirigeants qui ont été désignés (et non pas par ceux qui ont cessé d'exercer leurs fonctions). Une liste consolidée (c'est-à-dire définitive) et à jour de l'équipe dirigeante doit être jointe à la déclaration."

"L'administration délivre un récépissé de déclaration." Les dirigeants en exercice doivent ensuite le transmettre par mail au service REVE (vie.etudiante@inalco.fr).

Pour effectuer la démarche en ligne : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R37933 

"Attention, en cas d'absence de déclaration, les dirigeants encourent une amende pouvant aller jusqu'à 1 500 € (3 000 € en cas de récidive)."

Pour les autres changements:

Titre de l'association, Objet, Adresse du siège social, Dissolution, Autres modifications statutaires.

Pour effectuer la démarche en ligne : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R19468 

Faire reconnaitre et/ou domicilier une association à l’Inalco

I / Reconnaissance en tant qu’association étudiante de l’Inalco 

Afin d’être reconnue « association étudiante de l’Inalco », une association doit transmettre (en version numérisée) au service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) un dossier de demande de reconnaissance (téléchargeable ci-dessous) complété, signé et accompagné des pièces justificatives y étant demandées.*
*Le dossier devant être présenté en Commission CVEC (CoCVEC), l'association doit consulter les dates de CoCVEC indiquées dans le dossier de demande de reconnaissance et respecter les délais de transmission du dit dossier.

• Le dossier est examiné par le service REVE et le service juridique de l’Inalco.
• Le dossier est présenté en CoCvec. Pour une nouvelle association qui fait sa demande de reconnaissance, une présentation sera faite par le président de l'association lors de la CoCVEC (membres, objet, projets, etc.), mais ce n'est pas systématique pour une association déjà existante (la CoCVEC se réserve tout de même le droit de convoquer les responsables de l'association pour qu'ils présentent leur demande de reconnaissance si elle le juge nécessaire).
• Si la CoCVEC approuve la demande, la décision finale de reconnaissance est soumise à l'approbation du président de l'Inalco.  Si celle-ci est obtenue, la décision est notifiée par mail à l'association, une décision de reconnaissance est signée par le président de l'Inalco, et enfin le président de l'association signera la Charte des associations étudiantes de l'Inalco (modalités à voir avec le service REVE).

 
Nota 1 : La reconnaissance est consentie à titre précaire et révocable. Elle prendra fin si l’association cesse de remplir ses obligations ou en cas de faute, de non-respect des conditions requises pour en bénéficier, cessation d’activité ou de dissolution de l’association. Cf article 2.3 de la Charte des associations de l’Inalco
Nota 2 :  Une demande de reconnaissance d’une association ne prétend ni à une domiciliation ni à un hébergement à l’Inalco.
 
II / Domiciliation de l’association à l’Inalco 

Afin d’être reconnue « association étudiante de l’Inalco », une association doit transmettre (en version numérisée) au service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) un dossier de demande de domiciliation (téléchargeable ci-dessous) complété, signé et accompagné des pièces justificatives y étant demandées.*
*Le dossier devant être présenté en Commission CVEC (CoCVEC), l'association doit consulter les dates de CoCVEC indiquées dans le dossier de demande de domiciliation et respecter les délais de transmission du dit dossier.
 
Attention, la domiciliation à l’Inalco se fait sous réserve que la totalité des membres du bureau de l’association et plus de la moitié de ses adhérent.e.s soient régulièrement inscrites à l’Inalco en cursus principal.
 
Le service REVE et le service juridique instruisent et vérifient la conformité du dossier. La demande de reconnaissance est soumise pour avis à la commission CVEC, puis pour accord au/à la président.e. de l’Inalco. La décision est notifiée à l’association par le service REVE.

Nota - La domiciliation est le lieu physique du siège social de l’activité associative. Elle ne donne pas droit à l’hébergement.
 
III / Cas des antennes locales émanant de structures extérieures à l’Inalco
 
Création d’une antenne locale à l’Inalco 
Les associations domiciliées hors de l’Inalco (telles que les organisations étudiantes représentatives au niveau national ou les fédérations généralistes ou de filières) qui souhaitent créer une antenne étudiante locale à l’Inalco et mener des activités sur le campus doivent déposer auprès du service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) le dossier de demande (en version numérique) accompagné des pièces justificatives demandées (dossier téléchargeable ci-dessous).*
*Le dossier devant être présenté en Commission CVEC (CoCVEC), l'association doit consulter les dates de CoCVEC indiquées dans le dossier de demande de création et reconnaissance d'une antenne locale et respecter les délais de transmission du dit dossier.
 
Si la création de l’antenne est acceptée, une autorisation d’exercer des activités sur le campus sera délivrée pour une année.
Attention, l’autorisation pour une antenne étudiante locale à l’Inalco d’exercer des activités sur le campus doit être renouvelée tous les ans ! 

Nota 1, l'autorisation est consentie à titre précaire et révocable. Elle prendra fin si l’association cesse de remplir ses obligations ou en cas de faute, de non-respect des conditions requises pour en bénéficier, cessation d’activité ou de dissolution de l’association. Cf article 2.3 de la Charte des associations de l’Inalco
Nota 2 :  Une demande de création d'antenne locale d’une association ne prétend ni à une domiciliation ni à un hébergement à l’Inalco.
 

Renouvellement de la reconnaissance / de la domiciliation d’une association à l’Inalco 

I / Durée et Renouvellement de la reconnaissance / domiciliation 

La reconnaissance comme la domiciliation entrent en vigueur à compter de la signature de la Charte des associations de l’Inalco pour la durée de l’année universitaire en cours.
 
La reconnaissance en tant qu’association de l’Inalco et/ou la domiciliation à l’Inalco doivent être renouvelées tous les ans (année civile) ! 
 
II / Modalités de renouvellement 

Une association reconnue comme association de l’Inlaco et/ou domiciliée à l’Inalco doit déposer auprès du service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) le dossier de demande de renouvellement de la reconnaissance et/ou domiciliation à l’Inalco, en version numérique, accompagné des pièces justificatives demandées (dossier téléchargeable ci-dessous).*
*Le dossier devant être présenté à la première Commission CVEC (CoCVEC) de l'année civile (en janvier ou février), l’association devra respecter le délai de transmission du dit dossier, soit 2 semaines avant la commission au plus tard.

III / Cas des antennes locales : renouvellement de l'autorisation d'exercer des activités sur le campus

Une antenne étudiante locale déjà reconnue à l’Inalco doit déposer auprès du service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) le dossier de demande de renouvellement du droit d’exercer des activités sur le campus, en version numérique, accompagné des pièces justificatives demandées (dossier téléchargeable ci-dessous).*
*Le dossier devant être présenté à la première Commission CVEC (CoCVEC) de l'année civile (en janvier ou février), l’association devra respecter le délai de transmission du dit dossier, soit 2 semaines avant la commission au plus tard.

Attention l’autorisation pour une antenne étudiante locale à l’Inalco d’exercer des activités sur le campus doit être renouvelée tous les ans (année civile) ! 

Hébergement

Des locaux peuvent être attribués, sur demande (voir formulaire à télécharger en bas de page), aux seules associations domiciliées, sous réserve de leur disponibilité. Les locaux  à l'usage des associations étant insuffisants pour accueillir de manière isolée chaque association, ils seront mutualisés entre plusieurs associations.

L'affectation à temps plein d'un local à une association nécessite l'établissement d'une convention d'autorisation d'occupation qui devra être signée entre le président de l'Inalco et le représentant légal de l'association.

Aides financières

Les associations étudiantes reconnues peuvent bénéficier d'aides financières:

• Aide à la création d'une association étudiante (montant forfaitaire déterminé chaque année par la CoCVEC et voté par le CA) - après reconnaissance

• Aide au fonctionnement d'une association étudiante (montant forfaitaire déterminé chaque année par la CoCVEC et voté par le CA) - après renouvellement de reconnaissance

• Soutien aux projets d'initiative étudiante du FSDIE (voir page "Organiser et financer des activités (ateliers hebdos, événements, etc.")

• Soutien financier dans le cadre d'appels à projets CVEC