Gestionnaire pédagogique / Masters LLCER

Contexte et objectifs du poste

L’Institut national des langues et civilisations orientales (Inalco) est un établissement public unique au cœur du Nouveau quartier latin. Créé en 1795, il est le seul établissement public d’enseignement supérieur et de recherche au monde à proposer une offre de formation en langues et civilisations aussi riche et reconnue en France comme à l’international. De la licence au doctorat en passant par les diplômes d’établissement, l’offre de l’Inalco se caractérise par sa grande diversité avec plus de 100 langues et civilisations enseignées et plusieurs filières professionnelles. Elle assure aux étudiants un enseignement de haut niveau, appuyé sur la recherche et axé sur l’insertion professionnelle. L’Inalco enseigne auprès de 8 000 étudiants en formation initiale, dont 2 000 d’origine étrangère grâce aux 350 enseignants titulaires et contractuels et aux 160 personnels administratifs. 

Composée de 31 agents, la Direction de la scolarité (DIS) assure l’ensemble de la gestion administrative et pédagogique des étudiants (hors doctorats et formation continue). La DIS est composée de 4 pôles : 

• Le Pôle des inscriptions administratives et certifications
• Le Pôle des inscriptions et du suivi pédagogique
• Le Pôle des applications de scolarité
• Le Pôle des filières professionnalisantes et de l’alternance

Le/la gestionnaire pédagogique est placée(e) sous l’autorité hiérarchique directe du responsable du bureau des masters. 

La personne recrutée aura pour mission principale la gestion de la scolarité des étudiants inscrits en Master LLCER et DLC4 et assister la responsable du bureau des masters dans les activités transversales.

Missions et activités    

1.    Mission 1: organiser la scolarité

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et la diffusion des informations auprès des étudiants, des enseignants et des personnes externes à l’établissement ;
• Informer et orienter les étudiants, personnels administratifs et enseignants pour toute question relative à l’organisation administrative et pédagogique ;
• Actualiser les données relatives aux formations sur le site de l’Inalco ;
• Répondre, trier et assurer le suivi du courrier (courrier électronique...) ;
• Archiver et classer les données administratives relatives aux départements ;
• Rechercher les éléments de réponses et/ou transférer les demandes aux personnes concernées ; 
• Analyser le caractère d’urgence d’une demande.

2.    Mission 2: gestion pédagogique

• Gérer dans le logiciel APOGEE les inscriptions pédagogiques des étudiants inscrits dans les différents cursus de l’établissement
• Suivre les procédures de VAC et de dispense ;
• Envoyer à tous les enseignants les listes des étudiants en CC ; CT ; CCI et compléter le tableau de la mission handicap pour les étudiants en situation de handicap ;
• Préparer et gérer les examens des deux sessions ;
• Remonter les notes des épreuves saisies dans SNW par les enseignants ;
• Saisir les notes, lancer les calculs, organiser les jurys et élaborer les procès-verbaux  ;
• Elaborer les maquettes de relevés de notes, de jury et saisir les liens de correspondances lors de nouvelles accréditations ;
• Organiser la consultation des copies ;
• Editer les relevés de notes ;
• Diffuser les résultats aux étudiants par le biais de leur ENT.

3.    Mission 3: missions spécifiques

• Gestion et suivi des candidatures sur la plateforme Mon Master (plateforme nationale) et Ecandidat (plateforme locale) ;
• Être en lien avec les établissements partenaires pour les formations en Co habilitation ;
• Suivi des conventions de stage ;
• Collecter et centraliser sur un fichier les sujets de mémoire de Master ;
• Participer à la promotion des formations lors des salons (Journée Portes Ouvertes) ;
• Travailler en étroite collaboration avec les directions des départements.

Compétences  

Compétences théoriques et techniques

• Connaissances de l’organisation et du fonctionnement du système de l’enseignement supérieur et de la recherche ;
• Connaissance de l’offre de formation de l’Inalco et des réglementations des licences et masters dans l’enseignement supérieur ;
• Maîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueil ;
• Maîtriser les logiciels APOGEE, Pack Office, la messagerie électronique, l’ENT, la plateforme Ecandidat et MonMaster ;
• Des formations en interne sont proposées si nécessaire.

Compétences générales et savoir-faire

• Relationnel : disponibilité, sens de l’écoute et de l’accueil, sens des relations humaines (capacité à travailler avec des interlocuteurs différents)
• Savoir-être : gestion du stress et des situations d’urgence, capacité à travailler en équipe (au sein de son service et avec d’autres services), sens de la ponctualité, de la neutralité et de la discrétion
• Savoir-faire : sens de l’organisation et de la planification (avec les Pôles du service), polyvalence, réactivité, rigueur, fiabilité, sens de l’autonomie et savoir rendre compte efficacement, flexibilité et adaptabilité à l’évolution des activités 
• Fort intérêt pour l’Enseignement supérieur et la Recherche
• Sens du service public

Contraintes particulières : Présence durant toutes les périodes d’ouverture de l’établissement en fonction des nécessités de service. Présence aux évènements organisés par la Direction de la Scolarité. Présence pendant les pics d’activités et pendant les sessions d’examen. Mutualisation des activités avec les services de la Direction de la Scolarité en fonction des pics d’activités. 

Informations RH   

• Type de contrat : Poste ouvert aux titulaires et aux agents contractuels sous CDD de 12 mois renouvelable ;
• Catégorie / Corps : Catégorie C ;
• RIFSEEP : Groupe 2 ;
• Temps plein : 38h45 hebdo du lundi au vendredi ;
• 54 jours de congés payés annuels dont 2 périodes de fermeture obligatoire (4 semaines en été et 1 semaine à Noël)
• Télétravail : Le télétravail est mis en place à l'Inalco selon les modalités internes appliquées et sous réserve de l'accord du supérieur hiérarchique et de la direction des ressources humaines ;
• Localisation du poste : 65 rue des Grands Moulins 75013 Paris ;
• Date de prise de poste souhaitée : à compter du 1er septembre 2024.

Rejoindre Inalco, c’est de profiter de certains avantages tels que des offres de restauration, des activités ludiques et culturelles grâce à l’association du personnel de l’Inalco (API), ou encore d’activité sportive dans les locaux (Yoga…).
Pour candidater, merci d’adresser votre CV et lettre de motivation au plus tard le 21 août 2024 aux adresses suivantes : nathalie.person@inalco.fr et drh-recrutement@inalco.fr