Gestionnaire administratif en soutien transversal aux départements et formations

Contexte et objectifs du poste

L’Inalco est un établissement public unique au cœur du Nouveau quartier latin. Créé en 1795, il est le seul établissement public d’enseignement supérieur et de recherche au monde à proposer une offre de formation en langues et civilisations aussi riche et reconnue en France comme à l’international avec plus de 100 langues et civilisations enseignées.
L’Inalco enseigne auprès de 9 000 étudiants en formation initiale. L’Institut compte plus de 500 personnels. Au sein d’une équipe de 6 gestionnaires rattachés au pôle de soutien aux départements et formations du SEFOR, le ou la gestionnaire travaillera en étroite collaboration avec la responsable du service Coordination des Formations, les directeurs des départements et la direction de la commission des transversaux. Il ou elle assurera les missions suivantes : la gestion administrative de missions transversales à l’ensemble des départements ; la gestion administrative de la commission des transversaux ; le suivi de l’offre de formation des parcours thématiques et disciplinaires ; la gestion administrative de la licence LLCER bilangue.

Missions et activités

Le ou la gestionnaire participera aux actions du service concernant l’ensemble des formations de l’Inalco pour les niveaux licence et master. Dans ce cadre, il assistera à différents conseils, réunions et ateliers de réflexion concernant l’offre de formation de l’Inalco et son évolution (demandes ministérielles, accréditation), au cours desquels il pourra être amené à contribuer et à rédiger des comptes rendus.
Le ou la gestionnaire sera également amené à participer à des activités ponctuelles du service, notamment des réunions d’information et d’orientation des étudiants.

Missions transversales

En lien avec les départements :

Assurer la qualité de l’accueil, des réponses et, au besoin, de l’orientation des enseignants-chercheurs en fonction de leurs demandes.
Anticiper les points à mettre à l’ordre du jour des Conseils de département.
Assurer la relecture et veiller à la transmission des décisions des Conseils de département.
Mettre en place le nouvel outil d’aide à l’élaboration de plannings de cours et d’examens, en lien avec la direction de la scolarité.
Veiller à l’actualisation des brochures et de leur affichage.

En lien avec le développement de l’offre de formation :

Participer aux campagnes d’accréditation – une fois tous les 4 ans.
Transmettre les demandes des départements de langue et civilisation concernant les maquettes de formation aux acteurs concernés.
Participer aux groupes de travail Formations, en lien avec la vice-présidence formations.

Gestion administrative de la licence LLCER Bilangue

Accompagner la réflexion menée par la Directrice des Licences sur la licence LLCER bilangue ;
Assurer l’affichage et l’information autour de la licence LLCER bilangue ;
Assurer le suivi des préinscriptions en licence LLCER bilangue, le retour aux candidats et la transmission aux équipes pédagogiques et à la direction de la Scolarité en vue de l’inscription ;
Participer à la préparation des réunions de présentation des licences LLCER bilangues.

Gestion administrative des enseignements transversaux

Participer à l’organisation de la Commission des Transversaux : préparer les séances, actualiser les listes de diffusion, envoyer les convocations, rédiger les comptes rendus de réunions et les diffuser, assurer le suivi des décisions ;
Accompagner la direction de la Commission des Transversaux et les responsables pédagogiques des parcours transversaux ;
Suivre l’évolution de l’offre de formation des parcours thématiques et disciplinaires ;
Assurer la mise à jour et mise en ligne de la documentation spécifique aux parcours thématiques et disciplinaires (brochure, livrets, etc) ;
Participer à la préparation des réunions de présentation des enseignements transversaux.

Assurer le suivi des services des enseignants et participer au déploiement de l’application OSE (organisation des services des enseignants) :

Participer à l’élaboration des services prévisionnels des enseignants puis à leur mise à jour ;
Assurer le suivi des services faits et des heures complémentaires sur l’application OSE ;
Réceptionner les ordres de missions, les demandes de cumul et veiller au visa du directeur ou de la directrice avant diffusion auprès des services de l’Inalco.

Participer à l’accueil des enseignants contractuels :

Accompagner les nouveaux enseignants dans leur prise de fonctions
(compte numérique, utilisation de Moodle, Intranet, drive Inalco, etc…).

Compétences

Compétences techniques

Bonne connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de ses mutations ;
Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur ;
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Publisher).

Compétences générales et savoir-faire

Très bonnes qualités rédactionnelles et aisance orale ;
Capacité d’organisation, esprit de synthèse et de rigueur ;
Capacité à s’inscrire dans une dynamique de travail transversal en lien avec les autres services de l’Inalco ;
Sens des relations humaines ;
Esprit d’équipe ;
Autonomie, sens des initiatives, capacité à prioriser ;
Être force de proposition pour l’amélioration de l’organisation ;
Réactivité et disponibilité, discrétion.

Informations RH

Type de contrat : Poste ouvert aux agents contractuels sous CDD de 12 mois renouvelable ;
Catégorie / Corps : Catégorie B ;
Temps plein : 38h45 hebdo du lundi au vendredi
Tous les poste de l’Inalco sont ouverts aux personnes en situation de handicap
54 jours de congés payés annuels dont 2 périodes de fermeture obligatoire (3 semaines en été et 1 semaine à Noël) ;
Télétravail : Des jours de télétravail réguliers ou ponctuels, selon les nécessités de service, sans condition d’ancienneté;
Localisation du poste : 65 rue des Grands Moulins 75013 Paris ;
Date de prise de poste souhaitée : à compter du 2 septembre 2024

Rejoindre Inalco, c’est de profiter de certains avantages tels que des offres de restauration, des activités ludiques et culturelles grâce à l’association du personnel de l’Inalco (API), ou encore d’activité sportive dans les locaux (Yoga…).
Pour candidater, merci d’adresser votre CV et lettre de motivation au plus tard le 20/08/2024 à l’adresse suivante : drh-recrutement@inalco.fr