Téléchargement et fiches pratiques

Organigramme de l'Inalco

Organigramme de l'Inalco - avril 2017
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Paiement des heures complémentaires

Le paiement des heures complémentaires intervient après service fait, au vu de l'état des heures ci-dessous dûment signé par l'intéressé et transmis à la DIFOR (bureau 3.42) pour signature du responsable du département/filière.

   

 

Recrutement des chargés de cours (ou enseignants vacataires ) 2017-2018

Le recrutement des chargés de cours ou enseignants vacataires

Dans les notes ci-dessous vous trouverez toutes les informations sur les conditions de recrutement et la rémunération des enseignants vacataires :
   
Les nouvelles candidatures sont présentées au Conseil Scientifique. A cette fin, merci de bien vouloir compléter la fiche ci-dessous et de transmettre un dossier complet au service des ressources humaines, pôle enseignant.    


Le paiement des vacations intervient après service fait, au vu de l'état des heures ci-dessous dûment signé par l'intéressé et transmis à la DIFOR (bureau 3.42) pour signature du responsable du département/filière.

 

Reprographie et photocopie, des services top !

L’Inalco dispose d’un service de reprographie et de matériels de photocopies qui fonctionnent tous les jours et rendent une précieuse aide à tous les agents de l’Inalco. Cependant, pour que tous puissent en profiter, des règles sont nécessaires. Elles doivent être connues et être respectées dans leur intégralité. Les voici rappelées dans cet article.
 

 
REPROGRAPHIE
 
Le service de reprographie (salle 2.18) vous serait reconnaissant d’observer quelques règles basiques mais essentielles concernant vos demandes de travaux envoyées par courriel. La seule adresse de courriel valide est : repro@inalco.fr.
 
Horaires du service : 9h30 - 11h45 et 12h45 - 17h30
 
Votre demande
Faites simple et précis ! Les seules données dont le service a besoin pour travailler sont les suivantes :
- Nombre d’exemplaires
- R° ou R°/V° = recto seul ou recto/verso
- agrafé à gauche, à droite ou non agrafé (format livret avec agrafage à cheval)
- Agrafage 1 point ou 2 points
- Votre nom
- Votre département ou service

Toute demande d’impression doit être adressée par courriel sous fichier PDF à repro@inalco.fr au minimum 48 heures à l’avance.
Les fichiers de plus de 20 Mo (méga octets) devront être transmis sur clé USB.
Pas plus de 4 fichiers par courriel pour un même nombre d'exemplaire sinon 1 fichier par courriel précisant la finition souhaitée, Recto/Verso agrafé ou non.

Pour ceux qui ont cours avant 9h30 ou après 17h30, signaler au préalable de laisser les documents salle 2.17, la salle attenante de la reprographie qui est toujours ouverte.
 
Vous êtes le demandeur des travaux, vous en êtes le réceptionnaire. Le service de reprographie ne distribuera aucun document dans les salles des départements enseignants ou dans les bureaux des administratifs. Compte tenu de l’exiguïté des locaux de la reprographie, le service de reprographie vous demande de récupérer le plus rapidement possible vos documents.
 
Tout aussi important que la simplicité de lecture de vos demandes, les fichiers joints ne seront que des PdF, aucun fichier natif (word, excel, powerpoint...) ne sera pris en compte.
 
Un fichier = un courriel (à priori). Si vous avez plusieurs fichiers à imprimer en un même nombre d’exemplaire, pas plus de 4 fichiers par courriel.
 
Sont totalement à proscrire, les courriels transférés de XXX à YYYY à MMM à la reprographie, les pseudos. Seules les adresses actives @inalco.fr seront prises en compte.
 
Aucune demande de travaux dont le fichier est à télécharger sur un site web quel qu’il soit ne sera prise en compte. Pas d’exception, même pour www.inalco.fr.
 
La grande question, les délais ? Le but des quelques règles énoncées plus haut n’a d’autre objectif que de préserver ce qui prévaut actuellement, 24 à 48 heures et l’impossible tout de suite… Mais penser que personne n’est à l’abri d’une panne machine, d’un empêchement ou d’une obligation professionnelle qui fasse que le service soit momentanément fermé. Ces quelques règles pour restrictives qu’elles sont, devraient nous permettre, à tous, de garder le sourire !
 
PHOTOCOPIE
     
Les photocopieurs fonctionnent grâce à un code d’identification que votre chef de service ou votre directeur de département vous communiquera. Ils disposent d’une fonction numérisation et impression à distance.
Dans un souci de bonne gestion du matériel, il convient d’utiliser les imprimantes personnelles et les photocopieurs pour les tirages limités uniquement.
Dans le cas de lourds travaux d’impression, il est impératif de recourir au service de la reprographie.

Pôle des langues et civilisations
 
Dans le Pôle des langues et civilisations, les 8 photocopieurs réservés aux enseignants et au personnel administratif, sont situés aux endroits suivants :
- 2e sous-sol, 1 photocopieur à proximité du bureau R.B. 21 - Direction technique du bâtiment
- 2e étage, 2 photocopieurs à proximité des salles de département réservé au personnel enseignant
- 3e étage, 1 photocopieur à proximité des secrétariats pédagogiques  et 1 photocopieur à proximité du bureau 3.46 réservé à l’administration
- 4e étage, 2 photocopieurs à proximité des bureaux 4.30 et 4.42 réservés au personnel administratif
- 5e étage, 1 photocopieur devant la salle 5.17 réservé aux personnels enseignants
 
Les codes des départements pour les photocopieurs sont communiqués aux responsables de ces derniers par les informaticiens (Marc Pribil et Medhi Djilali). Le service de la logistique ne dispose d'aucun code.
 
Rue de Lille
 
Pour la rue de Lille, deux photocopieurs sont à la disposition des enseignants ; l’un au RDC l’autre à R+2. Les codes des départements et des centres de recherche sont disponibles auprès de l’accueil.

L’Assistance technique Inalco, comment l’utiliser ?

Les services techniques de l’Inalco (informatique, logistique) ont mis en place depuis plusieurs années un service en ligne de demande spécifique ou déclaration de difficultés techniques avec vos outils. Comment y accéder, comment procéder pour déposer une demande et comment elle est traitée ensuite, vous saurez tout avec cet article très pratique !
 

Comment utiliser l’Assistance Inalco ?


1. Lancez votre navigateur (Firefox, Internet Explorer, Safari, …)

2. Dans la barre d'adresse, tapez https://support.inalco.fr ou
Assistance / icone
 

​cliquez sur l’icone présent sur votre bureau informatique installé lors de la prise en fonction. 


3. Selon la nature de la demande, sélectionnez :
  • Assistance informatique
  • Assistance pédagogie numérique
  • Assistance logistique

4. Identifiez-vous avec vos identifiants Inalco
  • Identifiant : votre adresse de messagerie institutionnelle, de la forme (prenom.nom@inalco.fr)
  • Mot de passe : mot de passe identique à celui de votre compte de messagerie
 
 
Assistance / authentification
 
 

Comment déterminer la nature de la demande ?

 

Les demandes relevant de l’assistance informatique

Exemples de besoins identifiés :
- Incidents ou demandes liés aux applications métier : Apogée, Harpège, Sifac, Helico, Astre, …
- Incidents ou demandes liés à la bureautique : logiciels de bureautique (word, exel, adobe, …)
- Incidents ou demandes liés au matériel : poste de travail, imprimante (sauf les cartouches), téléphone, photocopieur (scanner, impression, configuration, SAUF  matériel en panne)
- Incidents ou demandes liés à la téléphonie : changement ou affectation d’une ligne téléphonique
- Incidents ou demandes liés à la messagerie 
- Incidents ou demandes liés au réseau : filaire ou Wifi
- Autres incidents ou demandes informatiques non liés à la pédagogie numérique

Les demandes relevant de l’assistance Pédagogie numérique

Exemples de besoins identifiés :
- Incidents ou demandes liés aux ressources numériques et audio-visuelles des Amphithéâtres
- Incidents ou demandes liés aux ressources numériques et audio-visuelles de l’Auditorium
- Incidents ou demandes liés aux ressources numériques et audio-visuelles des salles gradinées
- Incidents ou demandes liés aux ressources numériques et audio-visuelles des laboratoires de langues
- Autres incidents ou demandes liés à la pédagogie numérique

Les demandes relevant de l’assistance Logistique

Exemples de besoins identifiés :
- Incidents ou demandes liés aux cartouches des Grands Moulins
- Incidents ou demandes liés aux cartouches rue de Lille
- Incidents ou demandes liés aux clés
- Incidents ou demandes liés aux colis, livraisons
- Incidents ou demandes liés au courrier
- Incidents ou demandes liés aux fournitures
- Incidents ou demandes liés à la navette
- Incidents ou demandes liés aux photocopieurs (bourrage papier, panne, …)
- Incidents ou demandes liés à la gestion du bâtiment (luminaire, fuite d’eau, poser un tableau, …)
- Autres demandes ou incidents relevant de la logistique
 

Une fois identifié comment dois-je déposer ma demande ?


Une fois identifié, vous accédez à un formulaire (onglet "Créer un ticket"), que nous vous invitons à remplir très soigneusement, en précisant :
- la nature exacte du problème (ex : je n'accède plus au réseau, je n'ai plus d'internet, j’ai perdu mes clés, j’attends une livraison, etc.)
- les circonstances du problème (ex : depuis ce matin)
- les éventuels messages d'erreur (ex : l'ordinateur me dit "Adresse IP en double sur le réseau")
- Vos coordonnées (téléphone, mail, bureau et éventuellement horaires)
- Vous pouvez également joindre un document détaillant l’incident ou la demande (dernier champ du formulaire) 
 
 
Assistance / description
 
 

Comment se passe le suivi de mes demandes ?


Une fois envoyée (bouton "Envoyer message" en bas du formulaire), vous pouvez suivre l'évolution de votre demande sur ce même site (https://support.inalco.fr)
Pour cela il suffit de cliquer sur la section "tickets" (menu du haut).
A la rentrée 2014-2015, l’équipe de l’assistance informatique se trouvera en effectif restreint, ce qui impactera les délais d’intervention.
 

Comment savoir si mon problème est résolu ?


Lorsque le problème est résolu, votre ticket est toujours visible dans l'interface mais son statut est "résolu". Dès que le ticket est fermé, vous êtes automatiquement prévenu par mail.

 

Le Guide des usages du numérique

Proposé pour la sixième année constitutive aux enseignants chercheurs et personnels de l'Inalco, le Guides des usages du numérique est désormais uniquement disponible en format numérique dans un fichier PDF téléchargeable en bas de cette page.

Ce guide est conçu pour vous accompagner dans votre prise en main des environnements numériques. Il se compose de rubriques généralistes sur le bon usage du numérique et présente les services offerts par l'Inalco.
Guide des usages du numérique pour les personnels 2016-2017

Nous vous en souhaitons bonne lecture.

Le voyage du parapheur

      
Avant d'évoluer vers le parapheur électronique*, vous trouverez ici un outil très pratique et pédagogique pour l'utilisation des parapheurs dans notre Institut.
    
parapheur 1
   
    
Selon plusieurs dictionnaires, le parapheur est un dossier ou un registre fait de feuilles rigides entre lesquelles on glisse les courriers ou certains documents avant de les présenter à la signature d'une autorité.
    
Utilisation du parapheur
   
Plus techniquement, dans les organisations, on utilise les parapheurs de la manière suivante.
   
- les parapheurs contiennent des courriers ou documents soumis à la signature des autorités (chefs de service, directeur général des services, directeur de cabinet et présidente pour l'Inalco).
    
- chaque service ou direction dispose d'un ou plusieurs parapheurs.
   
- comme l'indique le schéma plus bas, les courriers ou documents du parapheur peuvent être signés ou rejetés contre une observation (modification, correction, etc.).
    
- les courriers ou documents signés sont enregistrés dans un registre ou chrono selon sa catégorie, après vérification de leur conformité.
    
- Tous les parapheurs doivent être accompagnés d’une fiche indiquant l’expéditeur, le signataire ainsi que la date de dépôt. Les parapheurs sans fiche ne seront pas traités.
     
- Si le parapheur est urgent, il faut le signaler en ajoutant, sur la fiche, la mention T.T.U (en rouge).
    
- Si des modifications ont été apportées, la version originale sera placée sur la partie gauche du parapheur et la nouvelle version incluant les modifications sur la partie droite.
     
- Le parapheur ne contient que des documents qui doivent être signés par le même signataire.
     
- L’emplacement de la signature est clairement indiqué par un tampon et/ou un index type flèche, par exemple une petite feuille de papier autoadhésive amovible de couleur de type Post It.
______________     
*Le parapheur électronique est un logiciel permettant la validation d'un document électronique suivant un circuit avant sa signature électronique définitive. Il constitue un outil capital d'un système d'information d'administration électronique (ou GED, gestion électronique des documents),  en permettant la dématérialisation complète de flux documentaires nécessitant une valeur probatoire.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Parapheur_%C3%A9lectronique
  
_____________   
La procédure des parapheurs à l'Inalco    -    www.inalco.fr/sites/default/files/asset/document/pcd_gestion_parapheurs.pdf 
        
parapheur 2
     
Circuit du parapheur à l’Inalco
      
parapheur 3
   
    

Le cumul d'activités

LE CUMUL D’ACTIVITES

 
Référence :
Articles 25 et 25- septies de la loi 83-634 du 13 juillet 1984 portant droits et obligations des fonctionnaires
Article 7 de la loi n°2016-483 du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations des fonctionnaires
Décret n°2011-82 du 20 janvier 2011 modifiant le décret n°2007-658 du 2 mai 2007 relatif au cumul d’activités des fonctionnaires, des agents non titulaires de droit public et des ouvriers des établissements industriels de l’Etat
 
Principe de base :
Les agents titulaires/ stagiaires ou contractuels de droit public de la fonction publique doivent consacrer l’intégralité de leur activité professionnelle aux tâches qui leur sont confiées. Ils ne peuvent exercer à titre professionnel une activité privée lucrative de quelque nature que ce soit.
A défaut, les agents s’exposent à une sanction disciplinaire.
 
Toutefois, dans certaines conditions, et après avoir formulé une demande auprès de leur administration, les agents peuvent être autorisés à exercer d’autres activités (lucratives ou non) à titre accessoire.
 

1 - Les activités exercées à titre accessoire et susceptibles d’être autorisées

  • Les activités autorisées sous le régime de l’auto-entrepreneur ou non :
    • Expertises et consultations (exemples : conférences rémunérées, interventions rémunérées dans les médias, participation à des jurys de concours…),
    • Enseignement et formation (exemple : enseignements dans un autre établissement),
    • Activités à caractère sportif ou culturel, y compris encadrement et animation dans les domaines sportif, culturel ou de l’éducation populaire,
    • Travaux de faible importance chez des particuliers.
  • Les activités autorisées uniquement sous le régime d’auto-entrepreneur :
    • Services à la personne,
    • Vente de biens fabriqués par l’agent.
    • Les activités ne pouvant pas être exercées sous le régime d’auto-entrepreneur :
    • Activités agricoles dans une exploitation agricole non constituée en société ou constituée sous forme de société civile ou commerciale,
    • Activité de conjoint collaborateur dans une entreprise artisanale, commerciale ou libérale,
    • Aide à domicile à un ascendant, un descendant, à l’époux, au partenaire pacsé ou concubin
    • Activité d’intérêt général auprès d’une personne publique ou privé à but non lucratif. Il peut s’agir de certaines catégories de fondations, de certaines associations caritatives ou de promotion scientifique,…
    • Mission d’intérêt public de coopération internationale ou auprès d’organismes internationaux d’intérêt général ou auprès d’un Etat étranger, pour une durée limitée.
 
Le cumul d’une activité exercée à titre accessoire avec une activité à titre principal est subordonné à la délivrance d’une autorisation de cumul d’activités par l’autorité dont relève l’agent.
 
L’activité accessoire ne peut être exercée qu’en dehors des heures ou obligations de service de l’intéressé(e).
 
Un même agent peut être autorisé à exercer plusieurs activités accessoires.
Dans le cas du cumul d’activités à caractère public, le montant des rémunérations perçues n’est plus plafonné.

  

2 - Les activités librement autorisées

L’agent peut sans autorisation :
  • détenir des parts sociales et percevoir les bénéfices qui s’y rapportent,
  • gérer son patrimoine,
  • créer des œuvres de l’esprit (œuvres littéraires, photographiques, etc.) à condition de respecter les règles relatives aux droits d’auteur et les obligations de secret et de discrétion professionnels,
  • exercer une activité bénévole pour des personnes publiques ou privées sans but lucratif,
  • exercer une profession libérale découlant de la nature de ses fonctions, s’il est personnel enseignant, technique ou scientifique d’un établissement d’enseignement et ou personnel pratiquant une activité artistique.


3 - Les activités privées interdites

  • la participation aux organes de direction de sociétés ou d’associations (sauf en cas de création ou de reprise d’une entreprise par l’agent),
  • faire des consultations, réaliser des expertises et plaider en justice dans les litiges concernant une personne publique (sauf si la prestation s’exerce au profit d’une autre personne publique),
  • la prise d’intérêts, directe ou par personne interposée, de nature à compromettre l’indépendance de l’agent, dans une entreprise soumise au contrôle ou en relation avec son administration d’appartenance,
  • la création ou la reprise d’une entreprise si le fonctionnaire exerce un emploi à temps complet et qu’il exerce ses fonctions à temps plein,
  • le cumul d’un emploi permanent à temps complet avec un ou plusieurs autres emplois à temps complet ou incomplets

Toutefois :
Un agent nouvellement recruté peut continuer à exercer son activité privée pendant une durée d’un an renouvelable une fois
Un agent dont le temps de travail est inférieur ou égal à 70% de la durée légale ou réglementaire peut exercer une activité privée lucrative.
 
L'agent doit informer sa hiérarchie de sa situation.


Procédure à suivre concernant la demande d’autorisation de cumul d’activités

Les agents titulaires ou non titulaires à temps complet ou partiel doivent obtenir une autorisation de cumul valable pour l’année universitaire (ce qui implique de reformuler une demande pour chaque année universitaire) avant d’effectuer toute activité professionnelle accessoire pour un autre employeur que l’Inalco.
 
L’imprimé type de demande d’autorisation  de cumul d’activités est joint en annexe de la présente note.
 
La demande d’autorisation de cumul d’activité doit :                                                 

  • Être formulée quel que soit l’organisme secondaire (universités, société privée...),
  • Préciser l’identité de l’employeur ou la nature de l’organisme pour le compte duquel l’activité sera exercée,
  • Décrire la nature de l’activité secondaire,
  • Comporter une durée limitée : préciser les dates de début et de fin.
  • Être précise et exhaustive : c’est-à-dire comporter l’indication :
    • du nombre total d’heures,
    • du nombre d’heures hebdomadaires,
    • de l’estimation de la rémunération afférente.
  • Être signé par l’intéressé(e) et par le supérieur hiérarchique

 
Le formulaire de demande de cumul doit être dûment complété par l’agent et devra être transmis aux référentes administratives, pour signature du Directeur de Département / Filière, au bureau 3.42.
 
Les référentes administratives se chargeront ensuite de le transmettre à la Direction des ressources humaines / Pôle masse salariale.
La DRH le mettra ensuite à la signature de la Présidente et renverra à l’intéressé(e) la demande de cumul validée.

REMARQUE :
L’autorisation que l’agent a sollicité n’est pas définitive, l’administration peut s’opposer à tout moment à la poursuite d’une activité qu’elle a autorisé :

  • si l’intérêt du service le justifie,
  • si les informations sur la base desquelles l’autorisation a été accordée sont erronées,
  • si l’activité ne revêt plus un caractère accessoire.

 

Télécharger les informations ci-après


 Télécharger le formulaire d'autorisation de cumul d'activités  

Nouveaux supports de communication mobiles

     
La direction de la communication a fait réaliser de nouveaux supports de communication mobiles. Voici la procédure pour l’utilisation des nouveaux kakemono (toutes tailles), carte géante, stands de présentation...
        
FICHE_PRÊT_SUPPORTS_MOBILES (.pdf / 583.37Ko)
             
supports_com_mobiles_2015
      
        

Tout savoir sur le CHSCT

Le CHSCT (comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail) est une institution représentative du personnel au sein de l'établissement. Les compétences des CHSCT couvrent deux domaines :
- la santé et sécurité au travail,
- et les conditions de travail.
        
La fiche pratique que vous pouvez retrouver en téléchargement ici, santé et sécurité au travail de notre site internet vous dit tout sur ses missions et son fonctionnement.

Pour toute question, n'hésitez pas à vous adresser à Mme Estelle Désir,
Conseillère de prévention de l'Inalco :
Tél. :  01 81 70 11 56
Mél : estelle.desir@inalco.fr
Bureau : 4.30

Demande de conférence

Pour une demande de conférence (recrutement d'un conférencier), vous trouverez ci-dessous :
  • La notice explicative de la procédure à suivre pour faire une demande de conférence et pour la rémunération d'un conférencier.

Les formulaires : La demande de conférence et la demande de rémunération d'un conférencier.

Nouvelle procédure des ordres de mission

La Direction du Budget et de la Comptabilité Publique (DBCP) attire votre attention sur les problèmes récurrents de demandes d’ordre de mission, de pièces comptables, déposées tardivement ou incomplètes qui, à terme, entravent le bon fonctionnement des services, tant sur le plan de la délivrance de l’ordre de mission, que sur les demandes d’avance et de remboursement.
                    
Comme vous le savez, l’agent en mission (missions pour colloques, missions de recherche, concours….) doit impérativement être muni d’un ORDRE DE MISSION signé par la Présidence. Il mentionne le lieu, les dates, heures de début et de fin de la mission et atteste que l’agent missionné est en situation régulière d’absence et demeure placé sous l’autorité et la responsabilité de l'INALCO pendant toute la durée de la mission. À ce titre, l’ordre de mission garantit la couverture des accidents du travail et de service pouvant survenir lors du déplacement. 
               
Pour les raisons énoncées ci-dessus et afin de faciliter vos démarches,  nous vous demandons de veiller à déposer vos demandes d’ordre de mission au plus tard 3 semaines avant votre départ en mission, voire 5 semaines dans le cas d’une demande d’avance. 
           
Vous trouverez ci-dessous :
·        le guide simplifié des missions
·        le nouveau formulaire de demande d’Ordre de Mission
·        l’état des frais de déplacement (à compléter au retour de votre mission)            
Merci de lire attentivement ces documents. Vous y  trouverez les informations de base relatives tant au circuit administratif (qui doit signer, à qui remettre le formulaire …) qu’aux modalités de remboursement.
              
Aucune suite ne pourra être donnée aux demandes d’ordre de mission incomplètes ou non visées.
              
Pour toutes questions, adressez-vous à la Direction du Budget et de la Commande Publique.
Bureau : 3.56

Comment réserver une salle ?

                                    
Le bureau du planning des cours et des examens centralise les demandes de réservation qui lui sont adressées par mail.
Il est ouvert chaque lundi (14h-17h), mardi et jeudi (9h-12h, 14h-17h). Contact : de.planning@inalco.fr
                     
Attention : Les demandes relatives aux emplois du temps des cours et des examens doivent passer par l’enseignant référent désigné dans chaque département.
                   
Les demandes doivent impérativement être adressées trois jours avant la date de réservation souhaitée et indiquer la taille de la salle demandée et les éventuels besoins en matériel.
                         

Récapitulatif

Vous souhaitez effectuer une réservation ponctuelle
Par courriel, une seule adresse :

de.planning@inalco.fr 
Dans votre demande, indiquez précisément :

- l'objet de la réservation (séminaire, rattrapage d'un cours (code), réunion, conférence, soutenance, conseil département …)
le jour et le créneau horaire ( d'1h, 1h30, 2h, demi-journée …)
la capacité souhaitée (salle de 10, 20, 30, 50, 75, 100 places ou plus, amphi...)
l'équipement de la salle (vidéoprojecteur ...)
OU 

Se rendre au

bureau 
3.42

(3ème étage) 
Les horaires d'ouverture du bureau sont les suivants :

Lundi 14h-17h
Mardi 9h-12h et 14h-17h
Mercredi  Fermé
Jeudi 9h-12h et 14h-17h
Vendredi Fermé    
                              
                                              
Les demandes de réservation de l’auditorium, de la galerie et de l’espace club sont à adresser aux responsables gestionnaires d’unité de recherche et/ou service de la communication. (laura.lacour@inalco.fr).
                          
Les demandes de réservation des salles 4.23 et 4.24, ainsi que de l’espace club sont à adresser au secrétariat de la présidence : secretariat.presidence@inalco.fr.
                        

Contact

Direction des ressources humaines

65 rue des Grands Moulins
75013 Paris

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